Règlement et convention d’utilisation du Forum


 

Direction des Services à la Population

Service des Affaires Culturelles

Le Forum

Boulevard de la Libération 14700 Falaise

 

CONDITIONS DE MISE A DISPOSITION

 

Article 1 : Le Forum sera loué aux catégories suivantes :

 

– aux particuliers résidant à Falaise,

– aux entreprises installées à Falaise,

– aux associations Falaisiennes déclarées à la Préfecture et ayant leur siège social sur la commune,

– aux services publics.

Il pourra être loué à des personnes, entreprises ou associations résidant à l’extérieur de la commune dans la mesure où des créneaux de réservation seront disponibles.

 

Article 2 : Il est interdit de sous louer ou mettre à disposition Le Forum à une autre personne ou entité quelconque.

 

Article 3 : La location du Forum a lieu sur place. Les locations devront être faites deux mois avant ou un an au plus avant la date souhaitée. Les élections, la programmation de la Ville de Falaise et les manifestations soutenues par conventionnement sont prioritaires.

La Ville accorde la location du lieu sur les critères suivants :

       Objet de la manifestation

       Date de la manifestation (planning, suroffre, législation du droit du travail)

       Droit d’entrée du public à la manifestation

       Descriptif de la manifestation, pour le spectacle vivant note de présentation du contenu artistique

Article 4 : le Forum pourra être loué dans les créneaux suivants :

Le Forum sera loué toute l’année sauf les

          24 & 25 décembre

          Juillet et Août sauf dans le cadre d’un conventionnement avec la collectivité

 

Article 5 : Le demandeur devra obligatoirement remplir une fiche de réservation puis une convention d’utilisation, signer le présent règlement. Il devra pouvoir justifier à cette occasion de son appartenance à l’une ou l’autre des catégories spécifiées article 1.

 

 

 

 

REGLEMENT D’UTILISATION

DE LA SALLE

 

 

Article 6 : Le Forum sera loué à des conditions tarifaires fixées par délibération du Conseil Municipal. Concernant les réservations portant sur le samedi et le dimanche, il est appliqué un tarif horaire supplémentaire au-delà de 11 heures de réservation, sauf pour les manifestations conventionnées. Les tarifs sont revus annuellement.

Cependant Le Forum pourra être utilisé à titre gracieux par les associations Falaisiennes conventionnées une fois par an du lundi 14 h au vendredi 23 h dans la limite des créneaux de réservations disponibles. Cette faveur ne s’appliquera pas le week-end et le 31 décembre et aux associations liées par convention avec la Ville ou dans le cadre de manifestations emblématiques.

La Ville se réserve le droit d’annuler toutes réservations en cas de nécessité.

 

Article 7 : Un chèque d’arrhes de 100 euros et un chèque de caution de 1 000 euros seront exigés sauf pour les établissements publics. Il devra être déposé dans un délai de 7 jours francs suite à la réception de l’attribution confirmée de la salle, signée par l’élu(e) en charge.

Article 8 : Le demandeur devra contracter une police d’assurance responsabilité civile et en fournir une attestation à la Ville, à l’occasion de la location de cette salle.

Article 9 : Le demandeur devra fournir un justificatif de domicile (facture EDF/GDF ou quittance de loyer ou feuille d’imposition) ainsi qu’une attestation sur l’honneur d’être le locataire /utilisateur de la salle.

Article 10 :

Toute option non confirmée deux mois avant la manifestation sera considérée comme annulée et les arrhes versées seront encaissées. En dehors de cette période, toute annulation de réservation confirmée devra obligatoirement être motivée par un courrier du loueur. Sauf cas de force majeur, qui doit être motivé auprès de la Ville, cette annulation entrainera l’encaissement de cette caution.

 

CONDITIONS D’UTILISATION DE LA SALLE

 

Article 11 : Du matériel et mobilier pourra être mis à disposition selon la liste énumérée par l’Assemblée délibérante.

Article 12 : Un état des lieux sera effectué avant et après l’utilisation de la salle avec le demandeur et un agent de la ville, durant lequel le demandeur devra se présenter en personne.

 

En cas de défaut de présence du demandeur, au moment de l’état des lieux, l’agent en charge de ce dernier y procédera seul, sans contestation possible du loueur.

 

Article 13 : Le nettoyage et la remise en état de la salle et des sanitaires sont à la charge du demandeur.

Le nettoyage devra se faire dans le temps d’utilisation demandé (le matériel nécessaire est mis à disposition).

Les déchets et poubelles devront être triés et évacués dans les Points d’Apports Volontaires mis à disposition  place de la sécurité sociale, avenue Clémenceau. Au besoin, les déchets seront évacués par les Services de la Ville. La facturation sera établie comme suit :

 

          50 euros : déchets non triés

          25 euros : déchets triés

 

Article 14 : Si des dommages sont constatés lors de l’état des lieux sortant, un devis de réparation sera établi par la Ville et les réparations seront à la charge du demandeur, répercutées sur la caution déposée au préalable. En cas de dégradations supérieures au montant de la caution, un titre de recette sera émis à l’encontre du loueur.

 

Article 15 : La préparation de la salle est à la charge du demandeur dans la limite du créneau horaire réservé et des contraintes liées à la technique et à la sécurité. Il pourra faire appel à un prestataire, sous sa pleine et entière responsabilité pour respecter les horaires.

 

Article 16 : Il est absolument interdit, dans cette salle :

– de démonter, transformer du matériel ou du mobilier, d’y faire quelques

travaux et inscriptions de n’importe quelle nature (pose de clous, vis,

perçage, modifications d’installations électriques, collage d’affiches…).

– sous-louer la salle, ainsi que d’organiser des manifestations à but lucratif,

sous peine de poursuite.

– de fumer,

– d’y laisser pénétrer des animaux en application de l’arrêté municipal

– de masquer ou couvrir les lumières et autres sources de chaleur avec tout type de produits (décoration, etc).

 

Article 17 : Le demandeur devra respecter les normes de sécurité relatives à la capacité maximum d’accueil du public de chaque espace et configuration :

 

          Petite salle 200 m² :

  • o   Public debout : 200
  • o   Public assis : 150

          Grande salle  520 m² :

  • o   Sans gradins :
    • §  Public debout : 600
    • §  Public assis configuration repas : 350
  • o   Avec gradins :
    • §  398

 

Pour les manifestations une fiche technique détaillée sera adressée au moment de la réservation. Cette fiche technique doit être communiquée le jour de la demande de réservation. Ce document est important, il permet d’assurer l’accueil de votre manifestation dans les meilleures conditions. En cas de manquement la demande de réservation sera rejetée.

 

Le demandeur veillera aux respects de la législation en matière de réglementation du travail, de la sécurité et de l’hygiène.

 

Le demandeur veillera aux temps de pauses des agents de la Ville.

 

Article 19 : Les issues de secours devront toujours être dégagées.

Les utilisateurs devront veiller impérativement à respecter les places de stationnement matérialisées et, notamment, à ne pas stationner sur la place réservée aux personnes à mobilité réduite, les pelouses et sur l’accès réservé aux pompiers et aux services de secours. La voie d’accès depuis le boulevard Clémenceau jusqu’au bas du Forum devra rester impérativement et continuellement dégagée. En cas de sinistre, l’évacuation se fera suivant les consignes de sécurité affichées dans la salle.

Article 20 : Les utilisateurs devront respecter l’environnement extérieur tant sur les nuisances sonores (bruit, etc.), conformément aux dispositions de l’arrêté municipal en vigueur, relatif au bruit et autres matières relevant de la Police Municipale, que sur l’état de propreté de ce dernier.

 

 

 

 

RESPONSABILITE

 

Article 21 : Le demandeur responsable devra être couvert par une assurance appropriée garantissant sa responsabilité civile à l’occasion de l’utilisation Forum.

Article 22 : Deux exemplaires  du présent règlement, les consignes de sécurité, l’ arrêté concernant les nuisances sonores seront remis au demandeur responsable lors du dépôt de la demande de réservation. Un exemplaire du règlement devra être retourné signé lors de la réception des pièces justificatives nécessaires à la location. Il sera également affiché au Forum.

 

SANCTIONS ET DISPOSITIONS FINALES

 

Article 23 : En cas de non-respect du présent règlement, la ville de Falaise se réserve le droit :

– d’interdire toute nouvelle utilisation de l’équipement,

– de percevoir le montant du préjudice constaté sur la caution versée au préalable et d’émettre un titre de recettes si ce montant était supérieur à la dite caution,

– d’engager des poursuites en cas d’utilisation malveillante de cette salle.

Article 24 : Toute modification du présent règlement sera soumise à l’approbation préalable du Conseil Municipal.

Article 25 : En cas de litige, les parties s’engagent à rechercher toute solution amiable. Tout contentieux devra être porté devant le Tribunal administratif de CAEN, s’agissant de dépendances du domaine public.

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